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Actualité

La préparation de l’audit… ne doit pas se résumer au plan d’audit !

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Bien trop souvent perçus et menés comme des interrogatoires, les audits ont souvent mauvaise réputation. Dans votre démarche, n’oubliez pas de rappeler que l’audit est un outil d’amélioration des performances.

Pour obtenir une totale transparence sur les réponses des audités, vous devez vous montrez humain et bienveillant.

Renseignez-vous auprès du responsable du secteur audité :
  • pour connaitre l’objectif de l’audit
  • sa finalité
  • et savoir s’il y a des problématiques
Ne négligez pas la revue préparatoire (même si vous manquez de temps !) :
  • Collectez les procédures et autres documents liés à l’activité auditée
  • Identifiez les exigences spécifiques
  • Vérifiez qu’il n’y a pas de non-conformité évidente
Réaliser une grille d’audit : 20 questions maximums réparties en 3 niveaux :
  • Conformité : pour repérer les écarts entre ce qui est prévu et ce qui est réalisé
  • Non-conformité : pour identifier ce qui n’est pas prévu, dysfonctionnements et solutions possibles
  • Performance : pour vérifier l’efficacité du système qualité
Instaurez un climat de confiance
  • Communiquez le plan d’audit suffisamment tôt aux audités
  • Prévoyez une réunion d’ouverture lors de laquelle vous rappellerez les objectifs de votre mission et le plan d’audit
Collaborez… ne menez pas d’« interrogatoire »
  • Lors des interviews, incitez les audités à parler librement
  • Commencez par des questions ouvertes
  • Reformulez pour vous assurer que vous avez bien tout compris
Identifiez les faits
  • En recueillant des données chiffrées
  • En collectant les documents appropriés
Identifiez les fils conducteurs
  • Certains mots utilisés par l’audité : « normalement », « en principe » sont révélateurs de fils conducteurs.
  • Identifiez ces méthodes de travail non définies en relançant l’entretien par « concrètement »
Si vous constatez un écart :
  • Signalez-le à l’audité en vous appuyant sur le référentiel
  • Faites accepter l’écart constaté
  • Rappelez à l’audité qu’il a un droit de réponse jusqu’à la clôture de l’audit

Et pour finir, n’oubliez pas que la conclusion est la dernière impression que l’on laisse à son interlocuteur. Terminez votre audit par quelques questions ouvertes :

  • Demandez s’il existe des points importants qui n’ont pas été abordés
  • Demander une idée d’amélioration
Remerciez votre interlocuteur pour le temps passé et la qualité de l’entretien.

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