Formation Office Manager en TPME

MODULE 1 : RENSEIGNER LA COMPTABILITÉ DE L’ENTREPRISE

Comptabilité générale

Rôle et intérêts de la comptabilité

● Le rôle de la comptabilité et son organisation

● Les principes comptables (partie double, prudence, coût historique,…)

● Le compte : définition

● Fonctionnement des comptes de bilan et de gestion (débit et crédit)

● Les journaux, le grand livre, les balances

Procédures de comptabilisation des opérations courantes

● Le PCG et la classification des comptes / Les pièces justificatives

● Les écritures comptables liées aux opérations courantes (achats, immobilisation, ventes, trésorerie, emprunt, impôts et taxes, les avoirs)

● Le rapprochement bancaire et les écritures de régularisation

● Principe, calcul et déclaration de TVA (débit, encaissement, autoliquidation, intracommunautaire)

● Les OD (salaire, liquidation de la TVA, écritures de régularisation)

Application sur logiciel

● Etudes de cas sur ciel compta / Paramétrage et création de dossier

● Utiliser les différents types de saisie

● Outils de la chaîne comptable (brouillards, journaux, grand livre et balance)

● Edition des états (bilan, compte résultat, TVA)

● Clôture d’un exercice et reprise des AN

Les travaux de fin d’exercice

● Les amortissements (calcul et enregistrement)

● Les différents types de provisions (stocks, créances clients,….)

● Les factures à établir / Les charges et les produits constatés d’avance

● Les intérêts courus non échus

Interpréter les états comptables

● Le compte résultat (charges, produits) / Le bilan (actif et passif)

● L’articulation entre le compte résultat et le bilan

● Les clefs de lecture de ces états

CIEL COMPTA

● Saisir les données comptables / Saisir les opérations courantes

● Mettre en place un suivi analytique et budgétaire

CIEL PAYE

● Réaliser les bulletins de paye / Préparer les déclarations sociales

CIEL COMMERCIAL

● Saisir les devis, les commandes, les factures, les bons de livraison et règlement

● Analyser les statistiques simples & croisées / Suivre les stocks

MODULE 2 : ASSURER LA GESTION D’ENTREPRISE ET SUIVRE SON ACTIVITÉ ÉCONOMIQUE

Lecture et analyse du bilan et du compte résultat

● Compréhension et interprétation du bilan et du compte résultat, des annexes

● Les différents types de charges et de produits

● Les soldes intermédiaires de gestion

● Les ratios d’analyse financière utilisés par les banques, organismes de crédit, les fournisseurs…

Notions de trésorerie et de solvabilité

● Le fond de roulement, le besoin de fond de roulement, la trésorerie

● La capacité d’autofinancement

Les tableaux de bord

● Notions et intérêts des tableaux de bord

● Création et mise à jour des tableaux de bord (commercial et résultats)

Le prévisionnel

● Synthèse du compte résultat, les postes clefs, les indicateurs

● Calcul d’écarts et interprétation

Le calcul d’un prix de revient, d’un prix de vente et des marges

● Différencier les charges variables et les frais généraux

● Notions de seuil de rentabilité et de point mort

● Coefficients de frais généraux, de marge

● Calcul analytique d’un coût de revient / Calcul du prix de vente

Suivi et contrôle des données au quotidien

● Suivi des devis (tableau de bord ) : en cours, accepté et terminé

● Suivi des commandes et planning d’intervention

● Échéancier clients (relance) / Suivi de gestion et statistiques

MODULE 3 : PREPARER LA PAIE ET GERER L’ADMINISTRATION DU PERSONNEL

Techniques de paie et Charges sociales

● Construire un bulletin de paie

● Cerner les sources juridiques (conventions collectives, accords)

● Connaître les documentations indispensables (veille sociale)

● Appréhender le Droit du travail

● Identifier les zones du bulletin

● S’Informer sur la durée du travail

Les composantes de la rémunération

● Différentier le salaire de base, le salaire brut, le net, le net à payer et le net
imposable

● Connaître les différents de contrat de travail (temps complet ou partiel)

● Elaborer les composantes de la rémunération (primes, avantages en natures, remboursement de frais, absences, tickets restaurants, acompte…)

Les différents statuts et contrats de travail

● Cadres et non cadres

● Apprentis, contrats aidés

Evènements affectant le contrat de travail

● Comptabiliser les absences (méthode de calcul)

● Gérer les congés payés (méthode du 1/10 ou maintien du salaire)

● Traiter les arrêts de travail : arrêt maladie, congés, absences et RTT

● Mener les rupture du contrat de travail (licenciement, démission, rupture conventionnelle)

● Proposer les documents obligatoires à la sortie du salarié (solde de tout compte, certificat de travail…)

● Traiter les saisies sur salaire

Les charges sociales et les caisses

● Identifier les différentes caisses et les cotisations qui s’y rapportent (URSSAF, ARRCO, AGIRC, prévoyance…)

● Maîtriser les plafonds SS (régularisation, assiettes de calcul…)

● Connaître la réduction Fillon (calcul et régularisation)

● Appréhender les retraites cadres et principe de la GMP

● Calculer la CSG et RDS

● Organiser les actions de formation

Travaux de fin de période

● Comptabilisation de la paie

● Déclarations sociales (Principe et intérêts de la DSN)

Ressources humaines

● Proposer des Organigrammes

● Elaborer des fiches de poste

● Créer des grilles d’évaluation, et des grilles d’entretien annuel et professionnel

● Participer au recrutement d’un collaborateur (recherche en amont par une annonce judicieuse, choix du canal de communication, déroulé de l’entretien et questionnement adapté)

● Gérer le suivi de formation et plan de développement des compétences

● Connaître les conditions juridiques règlementaires.

Se repérer dans la règlementation sociale

● Embaucher et choisir le contrat de travail

● Sécuriser la rupture du contrat de travail

● Enregistrer les documents relatifs aux instances du personnel

MODULE 4 : GÉRER LE FONCTIONNEMENT QUOTIDIEN DE L’ENTREPRISE

Bureautique Excel

● Les fonctions simples / Créer un calcul simple

● Mettre en forme un tableau / Liaisons des données

● Créer et mettre en forme un tableau, un graphique

● Adaptation des calculs et des tableaux de bord d’entreprise

Management

● Définition et évolution du management

● Accéder à la fonction de manager : Rôle et fonctions

● Animer l’équipe : communication, empathie et écoute active

● Gérer son environnement : construire un projet commun – SMART

● Atteindre les performances : Indicateurs à suivre

● Les types de managements – La posture – Les attitudes

● Les étapes pour manager efficacement et durablement

● L’Assistant(e) et le manager : rôles et fonctions

Techniques du numérique

● Généralités : ‘la transformation digitale en entreprise’- les enjeux – La RGPD

● Soigner et préserver sa e-réputation (sa stratégie – sa signature – sa présence sur le web)

● Etre présent sur les réseaux sociaux professionnels – leur utilité – leurs dangers

● Mettre à jour son profil emploi sur des sites dédiés

● Outils GOOGLE DRIVE – ONE NOTE

Conduite de réunion

● Préparer et animer une réunion d’une manière efficace

● Maîtriser les techniques d’animation

● Pratiquer l’écoute active et l’empathie

● Prendre la parole en réunion en impliquant son auditoire

● Gérer les dynamiques de groupe

Transition écologique et énergétique

● Connaître les obligations légales

● Elaborer un document Unique

● Améliorer des processus Qualité Sécurité.

● Déceler les points forts et points faibles d’une entreprise en matière de RSE de manière structurée et méthodique.

● Orienter les choix de l’entreprise vers une organisation plus vertueuse.

● Maintenir un relationnel de qualité avec son environnement extérieur.

● Bilan carbone

● Gestion des déchets

● Eco achats responsables

MODULE : TECHNIQUES DE RECHERCHE D’EMPLOI

Techniques de recherche d’emploi et de stage

● Assimiler les contraintes du secteur

● Analyse de CV avec mauvaises et bonnes pratiques

● Création d’un CV anonyme

● Préparation à l’entretien de recrutement en présentiel et distanciel

● Les erreurs à ne pas commettre

● Job Dating avec un ou plusieurs employeurs

● Le plan d’actions pour la recherche d’emploi

Le plan d’actions pour la recherche d’emploi

● Préparer un plan d’actions pour le retour à l’emploi

● Les codes du secteur professionnel

● Méthode pour créer un plan d’actions

● Outil pour créer le plan

● Atelier de création : listes d’entreprises ciblées, caractéristiques, stratégie de prospection, planning de mise en œuvre

● Suivi du plan d’actions pour le retour à l’emploi

MODULE : ACCUEIL – BILAN ET CLOTURE

Accueil

● Un accueil collectif : convivial pour créer la dynamique de groupe, expliquer l’organisation générale, les contenus pédagogiques, le détail de la certification visée et l’administratif.

● Tous les documents remis sont expliqués et commentés par le responsable pédagogique assisté du responsable administratif.

● La visite des locaux et la présentation du personnel est réalisée à ce moment.

● Les stagiaires apprennent à se connaitre et à se faire confiance grâce à des présentations orales et croisées.

Bilan et clôture

● Attestation fin de stage

● Relevé de note

● Attestations des blocs de compétences obtenus

● Bilan de l’action

● Enquête de satisfaction